LA RECEPTION DES ARTICLES COMMANDES

Afin d’éviter de ranger des articles non conformes dans les magasins, la réception obéit à toute une procédure.

LE CONTRÔLE DES ARTICLES À LA RÉCEPTION

Le contrôle est une opération qui consiste à vérifier si les articles reçus sont conformes aux prescriptions émises dans la demande d’achat. Il s’applique sur l’emballage et son contenu. D’une manière générale, le contrôle des articles est à la fois qualitatif et quantitatif.

Le contrôle quantitatif

On parle de contrôle quantitatif lorsque les vérifications sont basées sur le décompte des quantités. Selon les situations, les articles sont comptés un par un ou alors en masse. Mais dans ce dernier cas le magasinier peut avoir recours aux appareils de mesure.


Lorsque l’article reçu est un article composé, le décompte des quantités se fait d’abord sur l’article même, ensuite sur ses composants.

Le contrôle qualitatif

Le contrôle qualitatif est un jugement porté sur la qualité de l’article reçu. C’est à dire, sur son aptitude à satisfaire le besoin de son utilisateur. Il s’applique aussi bien sur l’emballage que sur le contenu de cet emballage. En principe, il est recommandé d’ouvrir tous les emballages (cartons, caisses) afin d’en vérifier le contenu. Les critères de vérification lors du contrôle qualitatif sont divers et diffèrent d’un
article à un autre. Ils peuvent porter sur :

La référence du fabricant : lorsque la référence marquée sur l’article est différente de celle régulièrement connue, des vérifications sont absolument nécessaires dans les documents techniques;

L’emballage : il est courant de rencontrer que l’emballage d’un article offre une facilité d’utilisation et une meilleure résistance à certaines conditions de travail. Dès lors la nécessité de contrôler que celui-ci est adéquat s’impose ;

La couleur du contenu : très souvent, la couleur donnée à un produit est un élément distinctif corrélativement à son utilisation ; si l’article reçu ne porte pas sa couleur habituelle, il est essentiel de se renseigner qu’il remplisse bien les même fonctions ;


La matière : la matière utilisée pour la fabrication d’un article est le plus souvent liée à ses conditions d’utilisation, à sa résistance. En cas de doute, l’avis de l’utilisateur est primordial


L’unité de livraison : il peut arriver que cette unité soit différente de l’unité de gestion de l’article dans le magasin. Lorsque ce cas se présente, une conversion en nombre équivalent d’unités de gestion est recommandée avant le stockage. Cette conversion porte le nom « allotissement ».

L’allotissement est une opération qui consiste à grouper des composants ou alors à diviser un lot de manière à obtenir une quantité de l’article en unités régulièrement gérées en stock.



LES RECOURS POSSIBLES EN CAS DE DOUTE LORS DE LA RÉCEPTION DES ARTICLES
Afin de s’assurer de la bonne qualité des articles reçus, le magasinier peut avoir recours à quatre documents de référence.


La copie du bon de commande ;
La copie du bon de livraison du fournisseur;
La copie du bon de réception éditée par le gestionnaire ;
Le classeur de documents relatif aux requêtes des fournisseurs lors du traitement de l’appel d’offre.


Ces documents fournissent en général toutes les précisions sur des éventuelles modifications des articles ou de la demande d’achat avant la confirmation de la commande chez le fournisseur.

Lorsqu’il s’agit de pièces de rechanges ou d’articles présents dans des catalogues, le magasinier peut consulter les divers plans (dessins techniques) des équipements concernés ou les catalogues.


Cependant, comparer l’article reçu avec un article disponible dans le magasin est aussi un moyen efficace pour vérifier qu’il est conforme.


Une quatrième voie de recours enfin consiste pour le magasinier contrôleur à saisir l’utilisateur de l’article pour avis et à déclarer toutes les réserves sur les documents de réception.



LES DEVOIRS DU MAGASINIER / CONTRÔLEUR / RÉCEPTIONNAIRE


Ne pas mettre en stock un article tant que vous avez un doute sur sa qualité

Ne pas mettre en stock un article en unité différente de celle régulièrement utilisée

Ne pas oublier de comparer l’article reçu à celui qui est disponible dans le magasin en cas de doute;

Ne pas hésiter de consulter l’utilisateur du matériel lorsque cela s’avère nécessaire et possible ;


Ne pas ranger dans le magasin un carton ou une caisse dont le contenu n’a pas été vérifié au préalable et jugé conforme.

Déclarer par écrit sur le bon de réception toute modification nécessaire sur la fiche informatique de l’article (nouvel emplacement, ajout d’un texte sur la désignation, modification de la référence du fabricant …)

Déclarer toute anomalie liée à la quantité ou à la qualité des articles reçus sur le bon de réception avant de le retourner chez le gestionnaire des stocks;


Déclarer le plus tôt possible les livraisons partielles ;

Déclarer honnêtement toute réception d’article supérieure à la quantité demandée et toute réception d’article non commandé par le magasin ;

Toujours émettre en cas de nécessité des réserves sur le bon de réception

Il est souhaitable que ces déclarations ou réserves soient à la fois écrites et verbales

Ne pas prendre d’initiatives unilatérales. Il faut toujours attendre les recommandations du gestionnaire des stocks

Garder soigneusement tous les documents pouvant servir de preuve


LES DEVOIRS DU GESTIONNAIRE DES STOCKS

Traiter avec diligence toutes les réserves émises par le magasinier ;
Faire le plus tôt possible les mises à jours informatiques ;

Si un article reçu ne correspond pas à celui qui a été demandé, mais qu’il est lui aussi gérer en stock et est régulièrement consommé, faire une réception normale, un transfert vers l’article auquel il correspond, puis une autre commande identique à la précédente ;

Ne retourner l’article au fournisseur que si cela s’avère absolument nécessaire (coût de stockage élevé, stock disponible estimé assez suffisant, utilisation rare ou impossible de l’article reçu non conforme…) ;


Informer le fournisseur dans le délai légal de toute livraison non conforme ou partielle ;
Avoir l’honnêteté d’informer le fournisseur en cas de réception double d’un article ou de réception d’un article destiné à un autre client ;

Mener la gestion de toutes les situations de conflit jusqu’à l’obtention d’une solution finale

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LA TECHNIQUE DE TRAITEMENT D’UNE SORTIE STOCK ET DE LA LIVRAISON

La sortie des articles dans le magasin est exprimée par l’émission d’une demande de sortie, d’un bon de sortie ou d’une liste de prélèvement. A la réception de ce bon, le responsable du magasin identifie les articles demandés. Viennent ensuite, les opérations de collecte, préparation et expédition de la commande au demandeur. La requête de sortie est toujours motivée et datée

Demande de sortie d'articles


L’IDENTIFICATION DE LA DEMANDE ET LES ERREURS À ÉVITER


L’identification de l’article lors d’une sortie du magasin porte sur cinq principaux points :

 
La désignation : c’est l’information de base qui est fournie au gestionnaire lors d’une demande de sortie stock. Elle est parfois associée au code de l’article demandé ;



Le code de l’article : lorsque ce dernier n’est pas fourni par le demandeur, le code de l’article est retrouvé par le gestionnaire des stocks après une recherche informatique ou documentaire ;


L’emplacement de l’article dans le magasin : pour éviter les pertes de temps et les fouilles inutiles, l’emplacement de l’article est mentionné sur la demande de sortie. Le code d’article et l’emplacement sont les deux éléments essentiels dont a besoin le magasinier pour effectuer sa sortie d’articles.

Le magasin : lorsqu’il existe plusieurs magasins, le gestionnaire identifie au préalable celui dans lequel la sortie sera effectuée ;

L’unité de gestion : c’est le renseignement dont une mauvaise interprétation entraîne le plus de préjudices. L’unité de gestion doit toujours être précisée sur la demande adressée au magasinier. Le gestionnaire des stocks est tenu de vérifier qu’elle soit juste.



Les confusions à ce niveau sont plus récurrentes pour les articles gérés en lot, ou alors ceux qui sont susceptibles d’utiliser indifféremment des unités de gestion distinctes.


Voici quelques exemples qui peuvent porter à confusion :


Pour un carton contenant des pièces : l’unité de sortie est-elle le carton ou la pièce ?

Pour un bidon contenant un produit liquide : l’unité de sortie est-elle le bidon ou le litre ?

Pour un sac de graine ou contenant un produit en poudre : l’unité de sortie est-elle le sac ou le kilogramme ?

Pour un rouleau de câble ou de tuyau : l’unité de sortie est-elle le rouleau ou le mètre ?


Le contrôle conjugué de la quantité et de l’unité avant la saisie de la sortie de l’article est d’une importance capitale. Quand le document utilisé pour la sortie est manuscrit, une confusion de l’unité d’un l’article peut occasionner des écarts sur les quantités livrées. Par ailleurs, si l’enregistrement de la sortie est faite sur la base de ce document, des écarts de stocks au niveau informatique sont inévitables. A court terme, cette erreur provoquerait des réapprovisionnements inutiles ou dans le cas contraire, des ruptures de stock.

Lors d’une vérification informatique des stocks disponibles, il est déconseillé de donner une réponse hâtive au demandeur si le résultat du stock est nul pour un article ou s’il il y a un doute sur son existence au magasin. Le magasinier ne devra pas se précipiter à dire que la pièce n’est pas disponible ou n’est pas gérée dans les magasins. Il faut d’abord bien mener la recherche informatique et documentaire par nomenclature de classe ou de famille, par désignation. Il est même recommandé de faire au préalable un contrôle physique dans le magasin si possible avant de confirmer l’indisponibilité de l’article. Enfin, il est fortement conseillé de donner une réponse uniquement lorsque toutes les voies de recherche disponibles ont été explorées.

LA COLLECTE OU LE PRELÈVEMENT DES ARTICLES

Après l’identification et les vérifications sur l’unité de gestion et l’emplacement des articles, le magasinier procède au piquage. Les articles collectés sont déposés à la zone de préparation des commandes

LE COLISAGE ET L’EMBALLAGE

Le colisage consiste à trier et grouper les articles par destinataire. L’emballage cependant a pour but est de protéger les articles ou les colis contre les chocs, les intempéries, les pertes et l’usure lors de leur acheminement. Voici quelques règles à respecter ou cours de ces opérations :



Éviter d’utiliser des emballages faibles et facilement destructibles ;

Utiliser un emballage imperméable et hermétiquement fermé pour les produits explosifs ou dégradables au contact de l’eau ;

Prévoir les points de fixation pour la manutention

Pour un colis sur palette, arrimer convenablement les articles sur la palette pour éviter les chutes ;

Entourer les articles de faible résistance d’un dispositif de protection contre les chocs (mousses, films à bulles d’air, coussin d’air…) ;

Lorsque les articles sont rangés dans des caisses, équilibrer les charges sur toute la surface interne, ranger en priorité les articles lourds au fond et les articles légers au-dessus, arrimer les articles ou les associer à un dispositif de blocage pour qu’ils ne bougent pas à l’intérieur de la caisse lors de la manutention ;

Si les articles sont rangés dans des caisses ou casiers ouverts au-dessus et superposables, ranger les articles de manière à ne pas déborder la limite supérieure de la caisse.


LE MARQUAGE ET L’ÉTIQUETAGE DES COLIS

Le marquage est tout simplement l’inscription sur le colis de mentions supplémentaires permettant de matérialiser son mouvement.

Les principales mentions sont :

Le numéro de la commande, de la demande ou du bon de sortie
Le nom et adresse de l’expéditeur ;
Le nom et adresse du destinataire ;
Le numéro du colis sur le nombre total de colis. exemple : « colis ½ »

Lorsque cela est nécessaire (pour le transport) le volume, l’encombrement et le poids des colis sont aussi précisés

 



 Le marquage vient aussi compléter les informations non fournies par les étiquettes de manutention et de danger. En général, les étiquettes de manutention montrent le sens de levage des colis, les points d’ancrage, le poids et le volume du colis… les étiquettes de danger quant à elles indiquent si le colis est fragile, doit être protégé contre l’eau et l’humidité ou placer à l’abri de la chaleur... Elles permettent aussi de prévoir quelles précautions prendre pour manoeuvrer l’article suivant le danger que cette opération peut représenter. C’est le cas par exemple des produits corrosifs, toxiques, explosifs, polluants, les acides et divers autres produits dangereux qui nécessitent absolument le port d’étiquettes indiquant la nature du danger qu’ils présentent pour l’homme et l’environnement.


LA LIVRAISON DES ARTICLES DEMANDÉS

La livraison est la dernière opération du processus de traitement physique d’une sortie d’articles du magasin. Il s’agit de la remise matérielle des colis au destinataire, ou à la personne chargée de prendre cette livraison.

Lorsque la marchandise livrée est destinée à un client situé loin du lieu où se trouve le magasin, elle est généralement accompagnée d’un document précisant la nature des colis ou des articles, leur quantité, les nom et adresse de l’expéditeur et ceux du destinataire, la date d’expédition. Selon le contexte ou l’entreprise, ce document porte le nom de « liste de colisage » ou « bordereau d’expédition » ou enfin « bon de livraison »





Cependant, si les articles sont destinées à une utilisation directe dans un atelier de l’entreprise par exemple ou dans le chantier situé à proximité, le seul document émis est la « demande de sortie d’articles » remise au magasinier dès le départ. La signature du réceptionnaire sur ce document est suffisante pour confirmer la livraison.

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