LA GESTION DES DEMANDES D’ACHATS ET D’APPROVISIONNEMENT

Après le calcul des besoins du magasin, le gestionnaire des stocks les déclare à travers un document appelé « demande d’achat »

LA DEMANDE D’ACHAT
La demande d’achat est un document papier ou informatique sur lequel sont regroupés les articles à commander pour le réapprovisionnement des magasins. Elle véhicule un ensemble de renseignements sur :


• les articles en général (code, désignation détaillée, quantité, unité…)
• les fabricants (nom, adresse …)
• les sources d’approvisionnements possibles ;
• un bref historique des consommations ;
• le lieu de livraison (adresse du magasin où les articles seront rangés)
• le nom de l’émetteur de la demande ;
• la date d’émission de la demande ;
• la date de livraison sollicitée ;
• le numéro de la demande.


Il est essentiel de noter ici que les renseignements sur les articles, les fournisseurs, les sources d’approvisionnements et les adresses de livraison sont dans le plus grand nombre de cas extraits des fiches informatiques d’articles. La nécessité de bien les renseigner au préalable s’avère donc d’une importance capitale.


NB : lorsque le fournisseur est interne (un autre magasin de la même entreprise) le document émis pour déclarer les besoins n’est plus la demande d’achat. On parle dans ce cas d’une demande de transfert ou commande de transfert.


LES CARACTÉRISTIQUES D’UNE BONNE DEMANDE D’ACHAT

Afin de favoriser son traitement rapide auprès des services acheteurs ou fournisseurs, une bonne demande d’achat doit obéir au respect conjugué de certaines règles. En effet, il est recommandé de faire un tri préalable, ensuite un regroupement des articles suivant des critères liés à leur nature, aux sources d’approvisionnement, à la destination, à l’utilisation … Cette tâche est facilitée par la présence d’une nomenclature de classe d’article connue. La demande d’achat ne doit pas être très longue ; 12 à 25 articles, c’est l’idéal.

En pratique, il est recommandé de regrouper autant que possible sur une même demande d’achat et par ordre de priorité:

• les articles pouvant être fournis par le même fournisseur ;
• les articles du même fabricant ;
 • les articles de même nature ou de même famille (le matériel électrique, le matériel informatique, matériel de peinture…)
• les articles ayant une adresse de livraison commune ;
• les articles destinées à une même utilisation …






L’AJUSTEMENT DES BESOINS SUR LA DEMANDE D’ACHAT
En principe, les besoins estimés à l’aide de l’outil informatique obéissent strictement aux contraintes imposées par les données de planification des fiches d’articles. Cependant, l’influence de l’environnement extérieur sur les consommations des articles stockés peut pousser le gestionnaire à ajuster les quantités proposées par le progiciel après calcul des besoins. Lorsque l’environnement laisse envisager une diminution des besoins par rapport aux prévisions, les quantités proposées sont revues à la baisse. Mais lorsque c’est l’inverse qui est observé, les quantités peuvent être augmentées.



Source : Guide pratique de la gestion des stocks et des articles

http://www.logistiqueconseil.org